Wateroverheden kunnen nog winst behalen op inkoop en aanbesteding, zeker door sommige zaken te clusteren. Een goede aanbesteding begint bij goed organiseren, zo stellen Els Le Large van advies- en ingenieursbureau DHV en Coen Geerdes. Zij publiceren binnenkort een artikel over aanbestedingen bij wateroverheden. Beide juristen zien niet zoveel heil in het produceren van meer beleid en regelgeving, maar vertrouwen meer op 'de kracht van de mensen en de organisatie zelf' om tot betere aanbestedingen te komen. Zij doen drie praktische aanbevelingen waarmee wateroverheden direct aan de slag kunnen.
Urgentie
Correct aanbesteden is voor wateroverheden in toenemende mate urgent. Door een verdichting van de regelgeving op het terrein van aanbesteding en intensievere handhaving, spant het regelnet zich meer en meer om waterbeheerders. Daarbij zet Operatie Storm bovendien in op doelmatige inkoop. Le Large en Geerdes merken in dit verband op dat urgentie belangrijk is om het management te bewegen tot het aanbrengen van de nodige veranderingen in de organisatie. Bovendien creëert het bewustzijn bij de medewerkers omtrent de noodzaak tot het volgen van de regels. Le Large: "Er wordt nog niet zo heel veel geageerd tegen waterschappen die niet volgens de regels aanbesteden. Zouden aannemers juridische procedures beginnen tegen foute aanbestedingen dan komen managers in beweging. Onder druk zijn zij vervolgens ook in staat om de juiste houding af te dwingen bij de medewerkers." (...)
Aanbevelingen
De drie aanbevelingen van Le Large en Geerdes aan wateroverheden zijn helder:
Ten eerste, zorg voor een eenduidige en heldere vastlegging van de rolverdeling tussen inkoopadviseurs en inhoudelijke medewerkers en communiceer dit breed richting alle medewerkers, desnoods met enig 'bestuurlijk gezag van bovenaf. (...)
Ten tweede, ontwikkel sturingsinstrumenten en maak medewerkers hier voor verantwoordelijk. Bij de rolverdeling moet ook de verantwoordelijkheid voor de registratie van inkopen worden toebedeeld. Het is van belang dat alle inkopen worden geregistreerd. "Met name het clusteren van kleine aankopen binnen raamovereenkomsten die volgens de regels Europees zijn aanbesteed zijn van belang en maakt het mogelijk dat de kleine inkopen zonder problemen binnen dat raam kunnen worden gedaan." Aldus Le Large. (...)
Ten derde raden Le Large en Geerdes wateroverheden aan om inkopers met medewerkers in de lijn te verbinden en hen kennis te laten delen. Inkopers en inhoudelijke medewerkers moeten zichtbaar zijn voor elkaar en elkaar regelmatig ontmoeten. In de praktijk blijkt dit het inkoopproces ten goede te komen. Le Large: "Inhoudelijke medewerkers hebben ook inkoopcompetenties. Je zou daarom slim moeten schakelen binnen de organisatie. Die inhoudelijke- en inkoopkennis, maar ook de kennis van de markt die inhoudelijke medewerkers hebben, zou je in de startfase van de organisatie- en cultuurverandering goed moeten benutten. (...)
Le Large en Geerdes zijn positief over de mogelijkheden van wateroverheden om de problemen met aanbesteding aan te pakken, maar geven aan dat het niet eenvoudig is. Le Large: "Wanneer je slechts één of twee maatregelen treft als organisatie, zal de output niet groot zijn. Je moet heel veel maatregelen tegelijkertijd treffen om echt die ommezwaai te krijgen, omdat heel veel maatregelen met elkaar samenhangen." (...)